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L’art de la relation candidat : les indicateurs & KPI à mesurer

14 décembre 2022 |

Toutes les bonnes choses ont une fin, mais pas la relation candidat (qui reste néanmoins une bonne chose, si si). Alors pour clore notre voyage de 5 semaines vers la plus haute forme de considération des candidats qui soit, on sort le cahier de comptes pour définir tous les indicateurs et KPIs à suivre.
Le but ? S’assurer que les graines semées se transforment bien en arbres bourrés de fruits.

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Mick Nertomb

Content Manager, YAGGO

C’est toujours très difficile d’introduire un concept qui n’est qu’une variation d’une idée déjà existante, répandue et documentée.

Quand on s’est lancés dans ce marathon sur la relation candidat, on savait très bien que la proximité du sujet avec l’expérience candidat allait faire lever quelques sourcils. Dont les nôtres.

Et même en contextualisant, notamment dans la première partie, les différences majeures entre les deux thématiques restent très, très peu nombreuses. Ainsi, quand on parle de relation candidat, on fait principalement allusion à un certain état d’esprit qui va motiver l’établissement et la mise en place de procédés eux plus concrets. Tout cela dans le but d’accompagner au maximum les postulants dans les process de recrutement, ce qui garantit une satisfaction élevée, une image améliorée, des coûts qui baissent, des embauches facilitées et une marque employeur qui atteint les sommets.

Tout cela, c’est bien joli, mais convaincre sa direction à l’aide de discours sur le mindset, la main sur le cœur et la Marseillaise en fond sonore, on a connu plus efficace.

Même chose lorsque l’on a déjà choisi de passer à l’offensive, mais que l’on n’a globalement aucune idée de la portée de ses actions, faute de données viables, scalables et concrètes à analyser.

« Quand on parle de relation candidat, on fait principalement allusion à un certain état d’esprit qui va motiver l’établissement et la mise en place de procédés pour d’accompagner au maximum les postulants dans les process de recrutement »

Alors comment mesurer un mindset ?

Comment mettre des chiffres, qui montent ou qui descendent, sur la relation candidat ?
Quels sont les indicateurs d’une stratégie impactante, ou ceux qui révèlent que la recette mérite d’être retravaillée ?
Comment calculer le churn -ou l’attrition- ?

On a peut-être un début de réponse pour vous.

Mettre en place une stratégie de People Analytics

Ça y est.

Vous avez totalement retravaillé votre communication avec vos candidats, intégré plus de personnalisation et de considération dans les échanges, testé quelques quick wins et bouleversé vos habitudes en vous positionnant comme un accompagnateur plutôt qu’un bourreau.

Le chapeau est tiré, et la révérence posée. On valide et on félicite.

Sauf que maintenant, il faut constater la portée réelle et effective de toutes ces actions. Et pour cela, on va (beaucoup) parler de People Analytics -ou HR Analytics– : l’analyse de données RH, façon startup nation

people analytics

Alors pour commencer, on ne va pas se mentir : une bonne donnée est une donnée récupérée sans efforts. Et dans cette quête de la fainéantise, il va falloir miser assez souvent sur l’aide de précieux alliés, comme votre ATS (que l’on espère correct), ou un prestataire.

Car certains ont tenté la technique du scraping à la mano dans des fichiers Google Sheets, et ils ont eu des problèmes.

Du coup, pour savoir où vous en êtes actuellement, on ne peut que vous conseiller l’épisode de la newsletter de Leopold Adam sur le sujet.

Indicateur 1 : la satisfaction des candidats

On a beaucoup parlé de la relation client dans ce mini-guide. Déjà car le lien avec la relation candidat est quand même assez… direct, mais aussi parce qu’il y a énormément de choses à extraire dans la méthodologie hyper concrète du lien sacré entre vendeur et acheteur.

Des choses comme la satisfaction pour commencer.

Le NPS candidat

Le NPS, pour Net Promoter Score, c’est la base de la base. Souvent décrié, jamais challengé, il est comme le métal : impossible à faire tomber.

Et pour cause, il pose de la donnée toute fraîche venant directement des postulants eux-mêmes. Pas d’interprétations, de corrélations ou de calculs par une intelligence artificielle maligne. On ne peut pas faire plus direct.

Le concept est d’ailleurs simple : il suffit de questionner ses candidats sur leur expérience de recrutement. Ceux-ci peuvent alors la noter, donner des détails et remonter les points forts et faibles, selon leur vécu.

Comment le calculer / où aller le chercher

Par l’ATS : via les questionnaires de satisfaction pour les candidats, ou, au moins, des éléments de notation
À la mano : 💀
Par un prestataire : créer les questionnaires qui ont du sens pour une cible donnée, gérer le timing et analyser des résultats n’est pas, mais alors pas du tout une mince affaire. Le mieux est alors de se faire accompagner.

Et par un hasard improbable, c’est exactement ce que fait CAASK, le petit frère de YAGGO. Et on est là pour faire les présentations quand vous voulez.

Les difficultés

Le monde du recrutement n’est pas vraiment connu pour être un univers léthargique. Tout devient vite passionnel ici.

Il y a donc toute une méthode à avoir pour obtenir la meilleure donnée possible, et éviter les biais (positifs comme négatifs).

Exemple : le timing est primordial dans le calcul du NPS. Demander une info trop tôt, c’est récupérer de la data inexploitable car non neutre (les candidats en process ne seront pas toujours objectifs) ; et s’y prendre trop tard, c’est encore pire. Voilà pourquoi l’accompagnement semble pour nous la meilleure option.

Le CSAT candidat

Le CSAT, c’est un NPS qui se focalise -à chaud- sur un élément précis pour établir un score de satisfaction donné. Il est donc bien plus précis qu’une note un peu globale et fourre-tout, et a l’avantage de moins solliciter les destinataires, comme l’explique parfaitement l’article de qualtrics sur le sujet.

Comment le calculer

Simple comme bonjour : (Nombre de réponses positives / Nombre total de réponses) x100.

Les exemples

– Vous venez de mettre à jour votre site carrière et avez envie de découvrir si vos candidats ont apprécié le changement : un mail est alors envoyé directement après la candidature sur le sujet que vous souhaitez mesurer (facilité de navigation, présence des informations nécessaires, rapidité du site…). L’avantage est que l’engagement est toujours supérieur lorsque la sollicitation est directe et rapide.
– Vous avez lancé votre propre version de la newbiesletter et souhaitez obtenir des retours des concernés
– Vous fidélisez vos postulants et ambitionnez de regrouper leurs retours sur vos campagnes
– etc…

Indicateur 2 : sur la fidélisation

Lorsque vous investissez sur vos candidats en viviers, vous savez que tous ne finiront pas engagés. Ce n’est pas l’objectif.

Ce que vous souhaitez, c’est à la fois faciliter vos futurs recrutements sur les postulants que vous allez bel et bien embaucher, mais également soigner votre image de marque. Ce qui implique une approche assez différente de la gestion et de l’analyse des données.

Prenez par exemple Meetic. Paradoxalement, un site de rencontre souhaite que ses clients arrêtent d’utiliser le service (en trouvant chaussure à leur pied). Mais pour “rentabiliser” ses consommateurs, il va miser sur la recommandation, suite à la satisfaction. Et là, bingo.

Dans ce cadre, il faut donc se désolidariser des métriques habituelles, qui ne disent pas grand-chose dans le cadre d’une campagne de fidélisation.

Les candidats en vivier vont trouver un travail ailleurs, ou ils vont se reconvertir, ou arrêter leurs recherches… Le taux de désinscription n’est donc, par exemple, pas vraiment révélateur de grand chose.

Ce qui est pertinent, par contre

– Le taux d’ouverture, qui sera un bon indicateur sur l’attractivité, l’intérêt, et la précision du ciblage
– Le nombre de postulants en vivier
– Les candidats selon l’activité, les différents postes et leurs statistiques : l’équilibre est-il présent ou vos techs sont bien plus motivés que les autres ? Cela permet d’affiner ses efforts
– Le nombre de clics sur les éléments de l’email, pour la construction et l’accessibilité de ces derniers, et la pertinence du contenu
– Le nombre de candidatures à partir des campagnes
– Le nombre d’embauches de candidats en viviers

Les autres indicateurs

Les indicateurs de performance

Ils sont importants pour noter l’évolution des métriques historiques, suite aux actions menées. Mais ils permettent tout aussi bien d’observer et de mesurer la viabilité des changements, notamment si un process qui prenait peu de temps auparavant en prend beaucoup plus maintenant, sans bénéfices particuliers.

Exemples d’indicateurs :
– Nombre moyen de jours pour traiter une candidature
– Délai de réponse
– Taux d’abandon des candidats

Globalement, en ce qui concerne la performance, vous allez pouvoir suivre les indicateurs classiques de l’expérience candidat, en les analysant après avoir déployé une stratégie de relation candidat.

Pour cela, direction notre guide de l’expérience candidat.

Le bon et le mauvais indicateur

Pour mettre en place une routine de data qui tienne vraiment dans le temps, il y a certaines précautions à prendre dans l’établissement de ses KPI.

L’idée n’est vraiment pas de mimer les résolutions du nouvel an en finissant par tout oublier après 2 semaines.

Et pour cela, c’est un peu dommage on vous l’accorde, mais vos KPI dépendront davantage de la qualité de votre ATS ou de vos prestataires/outils que de votre motivation.

Car, ce que vous allez rechercher dans un -bon- indicateur, c’est :
– Son accessibilité : avoir accès aux données sans demander à personne
– Sa simplicité : vous n’avez pas 1000 calculs à faire pour arriver au KPI souhaité
– Sa pertinence : il s’applique sur tout ou une partie de votre périmètre
– Sa capacité à se suffire à lui-même : afin de garder une poignée d’indicateurs clé à suivre, et non 667

Par exemple, nous, chez YAGGO, nous suivons chaque trimestre de façon attentive :
– Le nombre de candidatures par recruteur
– Le NPS Candidat
– Le taux d’abandon

Faites comme l'oiseau

Il existe un autre indicateur à suivre, bien moins “analytics” pour le coup, mais dont les occurrences de manifestation devraient se multiplier au moment précis où vous déploierez votre stratégie de relation candidat : les retours directs.

Alors oui, c’est difficile de les quantifier dans un système totalement centralisé, mais ces petites attentions des candidats vont vite devenir une gourmandise dont vous ne pourrez plus vous passer.

Ce sont des retours de mails, des messages sur Linkedin, des posts sur les réseaux, des mentions inattendues. Des insultes qui se transforment en câlins.

"Tout d'abord je vous remercie d'avoir pris le temps d'étudier ma candidature, merci également pour cette réponse personnalisée et vos conseils qui humanisent tellement les rituels de recrutement ! C'est tellement rare de voir des entreprises prendre le temps de considérer leurs candidats !
Au plaisir de recroiser votre route"
Candidat Swile
En retour après une réponse personnalisée

Tout ce qui avait disparu, ce que l’on n’attendait plus.
Ce qui remet de l’humain là où l’humain avait disparu.

C’est votre récompense, celle qui n’est réservée qu’à ceux qui ont pris sur eux, pour se reconnecter, sans que personne ne leur force la main, sans arrière-pensée, sans fausse modestie.

À vrai dire, on ne peut pas résumer la relation candidat par autre chose que ça. L’insignifiance exquise d’un merci couplé à la sensation d’avoir été utile, d’avoir aidé, d’avoir été bienveillant, pour l’autre.

Et quand tout cela vient en plus :

– Compléter un plan géant qui positionne l’entreprise comme une extension, une personnification de ce mouvement constitué de Bisounours, de big bisous, d’amour et d’eau fraîche
Aider et faciliter les recrutements dans un marché qui part totalement en vrille
Booster considérablement l’image de la société

On ne peut qu’être heureux.
(non ?)

Nous, honnêtement, on pense, que si.

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