Comment réduire votre budget de recrutement ?

C’est probablement l’objectif numéro 1 des équipes RH : réduire le budget de recrutement. Un peu tristement, cet objectif nous rappelle que les Ressources Humaines sont toujours un centre de coût dont l’objectif ultime est la réduction, au contraire d’un centre de profit où l’on cherche rentabilité et croissance exponentielle.

Dommage car tout le monde est d’accord pour dire que l’Humain est la ressource la plus précieuse de l’entreprise.

En tout cas, si l’on veut baisser le budget de recrutement, on veut aussi améliorer les processus de recrutement pour attirer les meilleurs, c’est-à-dire ceux qui aideront l’Entreprise à progresser, et que l’Entreprise aidera à grandir. La notion de meilleur est donc relative ici.

Nous allons nous appuyer dans cet article sur 4 leviers pour vous aider à reprendre le contrôle (et donc à réduire) votre budget de recrutement :

Mesurer, Demander, Externaliser et Innover.
Nous créons donc le processus MDEI. On ose tout.

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1. Mesurer. Les meilleurs indicateurs pour réduire votre budget de recrutement

On ne le répète jamais assez, mesurer c’est déjà résoudre presque tous vos problèmes.

Ces indicateurs, si ce ne sont que des valeurs absolues, ne vous apportent pas grand chose, il faut donc pouvoir les comparer. On peut les comparer dans le temps, dans le même périmètre (le vôtre), on peut aussi les comparer avec le secteur mais la donnée est plus difficile à récupérer (enfin ça c’était avant notre outil).
Aussi, les meilleurs indicateurs devraient prendre en compte un coefficient d’efficacité du processus de recrutement, on en parle dans l’article pour évaluer le processus de recrutement.

Le coût de recrutement

Combien avez-vous dépensé pour votre dernier recrutement ?

Combien dépensez-vous en moyenne pour recruter en Ressources Humaines ?

Voici le calcul (annuel) :

(budget d’acquisition + budget d’aide au recrutement + budget marque employeur + masse salariale chargée) / nombre de recrutements réalisés

Pour plus de précision,

Budget d’acquisition : dépenses de sourcing, cooptation, jobboards et Linkedin, salons, chatbots…

Budget marque employeur : agences de communication RH et/ou de marque employeur, création de contenus.

Budget d’aide au recrutement : tous les outils qui vous aident à choisir le meilleur candidat : assessment, vidéo différée, jeux, matching, IA….

Masse salariale chargée de l’équipe de recrutement.

Vous pouvez comparer vos coûts de recrutement dans le temps, ou avec votre secteur grâce à notre outil le calculateur et comparateur de coût de recrutement.

Le taux de passage

Le taux de passage d’une étape du recrutement est le rapport du nombre de candidats qui continuent le processus de recrutement sur le nombre de candidats qui y ont participé.

Il permet de connaître l’utilité et l’efficacité d’une étape.

S’il est trop faible (inférieur à 10%) il y a un gros décalage avec l’étape précédente, les critères observés, les règles ou le moyen ne sont pas les bons.

S’il est trop haut (supérieur à 70%), cette étape (et donc la dépense en temps et/ou en moyens) n’est pas nécessaire.

Le taux de rétention

C’est la longévité et donc le vrai indicateur de succès d’un recrutement, et le retour sur investissement des dépenses de recrutement.

On peut en choisir un ou tous les prendre :

  • Pourcentage de périodes d’essai validées
  • L’ancienneté moyenne des collaborateurs
  • Le taux de turnover

    C’est l’indicateur qui montre que les Ressources Humaines sont un centre de profit plutôt qu’un centre de coût.

2. Demander aux concernés pour baisser le budget de recrutement

Baisser le budget de recrutement, c’est se concentrer sur les étapes, les investissements humains et financiers qui permettent des recrutements durables.
C’est là que je suis obligée de parler de l’expérience candidat : comment mettre en place un parcours qui permet d’attirer vos futurs talents ?

Entre ce que les recruteurs pensent que les candidats attendent en postulant et les véritables attentes des candidats il peut y avoir de gros écarts (voir notre étude sur les attentes et les comportements des candidats).

Le plus simple serait donc de demander directement aux intéressés non ?

Exemple : vous dépensez 10 000 € par an pour un chatbot de recrutement, le commercial qui vous l’a vendu a eu le bon discours pour vous convaincre, avec chiffres et belles références à l’appui. Et votre principal concurrent en a aussi un. Vous avez peu de chiffres pour prouver l’utilisation du chatbot au quotidien par vos visiteurs et pas le réflexe, et pas le temps d’aller en chercher sur l’outil. Bref, vous n’avez finalement pas de ROI.

Avec CAASK, vous pouvez demander à vos candidats des questions précises comme ce qu’ils pensent de tel outil. Vous serez fixés et saurez où investir (et ou ne pas investir) pour améliorer l’expérience candidat.

3. Externaliser ce qui a le moins de valeur dans votre processus de recrutement

Les équipes RH en général, et de recrutement particulièrement, sont souvent sous-staffées.

Concrètement, voici une liste des différents actions que doit réaliser une équipe de recrutement :

– Gérer et alimenter la marque employeur (ou en tout cas une partie de celle-ci, voir l’article sur la marque employeur 360)

– Attirer les bons candidats

– Aller chercher les bons candidats quand ils sont rares

– Faire passer les entretiens

– Finaliser l’embauche contractuellement

– Assurer l’onboarding

– Répondre aux candidats non retenus

– Créer des viviers et maintenir le lien avec les profils pertinents

L’équipe de recrutement doit donc faire des choix en priorisant ses actions ce qui est indispensable et créateur de valeur et ce qui l’est moins, ou pas à court terme. On parlera aussi de priorisation par l’urgence.

Ainsi, la réponse aux candidats et la création de viviers sont souvent relégués en bas de la to do list car non prioritaires par rapport aux actions de recrutement. Ne pas les traiter du tout nuit à la marque employeur et à l’efficacité du recrutement donc il est intéressant de se poser la question d’externaliser ses deux actions (c’est ce qu’on fait, et bien, chez YAGGO).

Une autre possibilité est de “sous-traiter”, de déléguer ou de partager ces tâches en interne, ou plutôt de les réorganiser. Par exemple, les missions concernant la marque employeur pourraient être partagées avec le service communication, en veillant aux enjeux politiques d’une telle action.

4. Innover avec d'autres canaux d'acquisition pour réduire le budget de recrutement

Et s’il y avait d’autres canaux d’acquisition, moins chers et plus efficaces ?

Et si le candidat rejeté d’aujourd’hui, ce Poulidor qui a échoué à la dernière étape, était votre collaborateur de demain pour un nouveau poste ?

Le rêve d’un recruteur est d’avoir des candidats motivés, disponibles et compétents. 
Et qui viennent d’eux-mêmes. 
 
Voilà ce qu’offrent ces deux canaux d’acquisition : 
 
  1. Les viviers : on connaît le candidat, considéré comme pertinent puisque mis en viviers, il faut juste valider sa disponibilité ou le laisser revenir vers vous en lui envoyant vos nouvelles offres.
  2. La mobilité interne : dont on parle beaucoup, qui permet de réduire l’incertitude et les mauvaises surprises de recrutement et qui en plus, si elle est bien faite, augmente l’engagement des collaborateurs.
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Conclusion / bonus : l’annonce efficace

Une dernière chose qui pourrait vous aider à baisser votre budget de recrutement en améliorant la qualité des candidatures est de rédiger des annonces claires et transparentes pour décourager les candidatures non pertinentes et attirer les profils recherchés.

Voici un article de l’Ecole du Recrutement qui en parle bien !

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