une comment répondre à ses candidats

Comment (bien) répondre négativement à vos candidats ?

20 septembre 2022 |
La réponse négative est tout un art dans le recrutement. Et pour une expérience candidat au top, pas le choix, il faut passer par la personnalisation.
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Inès Plocque

Responsable Marketing, YAGGO

Si vous avez cliqué en voyant le titre de l’article, j’imagine que je n’ai pas besoin de vous convaincre que répondre à vos candidats permet :

– d’améliorer votre marque employeur
– et votre marque commerciale
– et de recruter plus facilement

Je vais quand même vous donner / rappeler quelques chiffres et arguments pour nourrir les éventuels débats avec d’autres recruteurs :

0 %

…des candidats aiment moins une entreprise après y avoir postulé (source baromètre de la relation candidat).

La raison n°1 d’une mauvaise expérience de recrutement c’est l’absence de réponse (baromètre 2021).

1 er
0 %

…des postulants pensent que l’expérience candidat est un bon indicateur de la manière dont une entreprise traite ses salariés (source baromètre 2022).

Je pense qu’il est important de redonner quelques définitions pour être sûrs qu’on parle bien de la même chose quand il s’agit de réponse.

Définition de ce qu’est une réponse viable en recrutement (et ailleurs)

La réponse en recrutement :

Une réponse est un mail, un appel, une lettre envoyée à un candidat suite à sa candidature, dans le but de lui annoncer son sort : soit il continue le processus et il aura une autre étape, soit il ne continue pas et au moins il est au courant.

La réponse telle qu’on la définit respecte une temporalité raisonnable de plusieurs jours à plusieurs semaines selon les cas. Tout en gardant en tête que le plus tôt est le mieux, pour une réponse négative comme positive.

Une réponse est personnalisée et contextualisée pour chaque candidat.

Ceux qui ne sont pas d’accord avec ce troisième point car : “on n’a pas le temps”, “vous vous rendez compte s’il faut répondre à tout le monde”…, je comprends les raisons, il faut simplement appeler votre message autrement que “réponse”, par exemple : accusé de réception négatif.

Ce qu'il faut arrêter de considérer comme une réponse viable

“Si vous n’avez pas de nouvelles d’ici X semaines, considérez que vous n’avez pas été retenu”

Préciser que l’absence de réponse est une réponse négative : ça ne marche pas.

Et ajouter que le candidat pourra retourner de lui-même voir des nouvelles offres, c’est un peu le pompon de la non considération.

Une réponse automatisée sans apport n’est pas une réponse : c’est ici que se fait le décalage de définition entre la réponse du recruteur et celle du candidat.

“Cher.e {prénom},

Merci d’avoir postulé chez {entreprise}.

Après avoir étudié attentivement votre candidature pour le poste de {poste} et malgré la qualité de votre profil, nous ne pourrons pas lui donner une suite positive, d’autres profils étant davantage en adéquation avec nos besoins actuels.

N’hésitez pas à visiter notre site carrière régulièrement, nous y publions souvent de nouvelles offres.

L’équipe de recrutement”

Pas de valeur apportée, pas de considération, même si c’est toujours mieux que le point précédent.

Pas de mauvaise foi dans ce post, juste un problème de définition je vous dis !

La chaîne de considération des candidats

Rancune et seum candidat

Très Haute rancune candidat

Absence totale de réponse

Très Haute rancune candidat

Haute rancune candidat

« Si d’ici X semaines, vous n’avez pas reçu de retour de notre part… » puis pas de retour après X semaines.

Haute rancune candidat

Moyenne rancune candidat

« Cher Jean-Michel, malheureusement, malgré la qualité de votre profil, nous avons décidé de sélectionner un autre candidat. »

Moyenne rancune candidat

Aucune rancune candidat

« Cher Jean-Michel, merci pour ta candidature et ton temps. Si ton expérience chez X est très intéressante et répond à nos besoins opérationnels, malheureusement nous avons porté notre choix sur un candidat bilingue, car cela est très important pour ce poste amené à étroitement collaborer avec l’international. Je te souhaite plein de courage dans ta recherche. »

Aucune rancune candidat

Alors, est-ce qu’une “réponse négative automatisée” suffit ?

Notre point de vue chez YAGGO, c’est qu’avant : quand il y avait plus de postulants que d’offres, quand on ne s’inquiétait pas de savoir si le candidat était un client ou le neveu de votre boss, quand les réseaux sociaux n’avaient pas le pouvoir de faire ou défaire une réputation en 280 caractères, à ce moment là, très peu de boites s’interrogeaient sur la satisfaction de leurs candidats.

Aujourd’hui, l’entreprise tend à avoir un rôle plus important pour les individus, et sa responsabilité auprès d’eux augmente. Les candidats viennent pour un salaire, mais aussi pour du sens, pour rejoindre une communauté, et les équipes de recrutement deviennent les confidentes et des coaches de carrière.

réponse négative candidats 2

Si vous ne le faites pas, l’entreprise ne va pas disparaître pour autant, enfin pas tout de suite, rassurez-vous. mais si vous le faites vous rentrerez dans une nouvelle dimension :

– Recrutements plus simples
Marque employeur forte
– Équipe de recrutement fière
– Employés coopteurs

Et si vous êtes les premiers à le faire dans votre secteur, ces effets seront décuplés.

Que veulent les candidats quand on leur répond ?

DE LA CONSIDÉRATION !

Sentir qu’ils comptent pour quelque chose. Qu’ils n’ont pas perdu leur temps.
Mais aussi, savoir pourquoi ils n’ont pas eu le job, être rassurés, savoir comment faire mieux.

Les raisons que vous pouvez donner à un candidat refusé

Ne vous inquiétez pas, elles sont cumulables.

Pour rappel, le candidat qui postule se met à nu devant un ou une inconnue, et il n’est pas forcément prêt à tout entendre.

1. Quand vous connaissez la raison :

 Vous pouvez lui dire pourquoi il n’est pas pris, à condition que cela concerne des compétences indispensables précisées dans l’annonce, expérience, hard ou soft skills, et qui puissent être rapprochées à des situations concrètes du futur poste. En revanche, la discrimination par la personnalité c’est mal : « Déso on ne vous prend par car vous êtes sensible » = pas OK.
 Vous pouvez lui dire qu’on a trouvé un candidat qui correspond encore mieux aux attentes du manager, et ça a encore plus de poids si vous pouvez préciser sur quel critère en particulier : expérience, langue étrangère…

2. Quand vous ne connaissez pas la raison :

Tout n’est pas perdu,

Vous pouvez faire preuve d’empathie : « moi aussi j’ai été à ta place, ça va aller »
Vous pouvez l’encourager : pas le vu et revu “un de perdu, dix de retrouvés”, faites preuve d’authenticité !
Vous pouvez le rassurer : ne pas être pris ne présuppose en rien de sa valeur et de la suite de sa carrière.

Les raisons que vous ne pouvez pas donner, parce qu’elles ne sont pas recevables

→ Les raisons illégales :
Le sexe, la religion, l’âge : ça semble évident.
En revanche, qu’en est-il de la localisation ? Le lieu de la résidence (en France) est un motif discriminatoire, ne pas prendre quelqu’un qui n’a pas de permis de travail en France ne l’est pas, mais la raison est difficilement acceptée pour les candidats. Voici un petit pense-bête de discrimination.

→ “L’offre est gelée”
Les décisions d’ouvrir un poste sont validées en amont, souvent après d’âpres négociations, et sauf exception, on ne peut pas dire à un candidat que finalement on arrête tout.

→ Le jugement sur les soft skills
Comme vu au-dessus, il est très délicat de justifier une non sélection par des compétences subjectives, interprétables, contextuelles et difficiles à quantifier.

→ Remettre tout sur la faute du manager qui recrute
On est d’accord, dans 80% des cas, ce sera sa faute (oups) mais ce n’est pas une raison pour le dire au candidat, en plus cela ne lui apportera rien. Vous devez être solidaires et garants d’une réponse utile.

Du coup, il faut des annonces claires et des processus transparents.

Le corollaire de tout ça est que l’annonce doit vous donner des critères précis et objectifs de sélection, ou de non sélection.

Par exemple, chez Alan, les offres sont claires : si vous ne répondez pas à tous les critères, postulez quand même. Seulement, dans ce cas de figure, le refus doit être justifié de façon cohérente. Si vous refusez un postulant la faute à un manque d’expérience après avoir annoncé que cela n’avait pas d’importance, celui-ci ne comprendra pas. À raison.

Si vous ne jugez que sur les soft skills, il sera compliqué de donner une réponse précise et utile à votre candidat :

Désolée, le test dit que tu n’es pas assez curieux, ça ne va pas le faire.”

Vous l’avez compris, chez YAGGO on pense que chaque candidat, pertinent ou pas, mérite une réponse humaine et personnalisée.
 

On conçoit que ce chantier en interne puisse ne pas être prioritaire pour plein de raisons, mais dans ce cas, ne promettez pas une réponse, ce qui créera encore plus de déception pour le candidat lorsqu’il ne recevra rien ou un mail automatisé.

Dites avec transparence ce à quoi il peut s’attendre, (et excusez-vous d’avance si le service minimum de considération n’est pas assuré).

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