Comment créer les meilleurs viviers de candidats pour recruter vite et bien ?

9 avril 2021 |

Créer les meilleures viviers de candidats est un objectif ambitieux, surtout lorsqu’on a le sentiment de ne pas être bien outillé. Quand changer d’ATS n’est pas possible, adaptons-nous pour ne pas perdre le contact avec nos Poulidor.

Inès Plocque

Responsable Marketing, YAGGO

LINKEDIN – EMAIL

Cette peur doit particulièrement vous parler si vous êtes recruteur en cabinet de recrutement car vous recevrez bientôt des nouvelles offres pour vos finalistes malheureux. Elle doit aussi vous concerner, vous, qui recrutez en entreprise des profils rares ou des profils pour des postes récurrents (turnover important ou entreprise en croissance).

Pourquoi passer du temps pour créer et animer vos viviers ?

La première raison (côté recruteur) est d’arrêter de payer encore et encore des chasseurs de tête, des jobboard ou des CVthèques pour attirer plusieurs fois le même candidat.
La deuxième raison (côté candidat) est d’enrayer la machine à créer des déçus et le cercle infernal : je postule, j’avance dans le processus (ou non), on vient me chercher (sourcing, jobboards, réseaux sociaux…), je postule…

La création de viviers et la fidélisation a pour objectif de rentabiliser les dépenses d’acquisition sur le long terme et de réduire les délais de recrutement.

Dans cet article nous verrons comment choisir les bons candidats à mettre en vivier, comment garder le contact, et comment s’améliorer en continu.

Quels candidats mettre en viviers ?

Cela peut paraître simple de choisir qui mettre en vivier : vos Poulidor, vos finalistes malheureux.

Nous sommes d’accord qu’un candidat mis en vivier est un potentiel futur collaborateur chez vous ou chez un de vos clients si vous êtes un cabinet de recrutement. Voici le triptyque indispensable de vos candidats mis en viviers : motivation, disponibilité et compétence.
On a aussi créé un outil pour centraliser et organiser vos viviers.

Motivation

Avoir un candidat qui vous déteste dans vos viviers ne vous servira pas.

Le meilleur moyen de vous assurer que le candidat est toujours motivé pour vous rejoindre est de vous assurer que son expérience candidat s’est bien passée : est-ce qu’il a reçu un retour personnalisé, qui lui a permis d’améliorer sa candidature, dans un délai décent ?

Si ce n’est pas le cas, vous avez deux solutions :

Vous le sortez de votre vivier et croisez les doigts pour qu’il ne parle pas de son expérience à son entourage
Vous commencez par vous excuser, vous prenez le temps de le connaître, savoir où il en est, quelles sont ses envies et ses motivations

Ce sera aussi une bonne action pour votre marque employeur.

Disponibilité

C’est l’information la plus difficile à avoir, votre candidat en vivier était en recherche lors de sa première candidature mais comment savoir s’il l’est toujours ?

Vous ne pouvez pas.

La solution est la régularité : communiquez régulièrement avec vos Poulidor, en leur envoyant vos dernières offres qui leur correspondent, ils viendront vers vous s’ils sont disponibles ou à l’écoute du marché.
Finie la frustration des CVthèques pleines de candidats non disponibles et pas intéressés.

Compétence

Si le candidat mis en vivier est arrivé au bout du processus de recrutement, on peut considérer qu’il a validé un certain nombre de compétences (expertise et savoir-être) sur le poste en question. Selon les secteurs et les postes concernés, on peut choisir de mettre le candidat en vivier s’il a validé le critère adaptabilité/flexibilité.

Je m’explique, il vaut mieux garder le candidat qui pourra évoluer sur plusieurs postes ou fonctions et de pouvoir le faire évoluer dans les viviers.

Si vous créez et animez vos viviers manuellement comme 90% des recruteurs, je vous conseille fortement de les garder à taille humaine, avec 10 personnes par vivier maximum.

Cela vous permettra d’assurer un suivi personnalisé avec chaque candidat et d’actualiser vos viviers régulièrement pour maintenir la relation avec les candidats les plus motivés, disponibles et compétents.

Comment garder le contact avec vos viviers de candidats ?

Une fois qu’on a nos viviers de Poulidor, il faut savoir comment garder ou reprendre le contact sans donner l’impression d’arriver avec nos gros sabots de recruteur intéressé.

Voici trois conseils pour vous démarquer et créer une vraie relation avec vos Poulidor :

Régularité

C’est la clé du succès, c’est aussi la clé pour que l’exercice soit de plus en plus fluide pour vous. Donner des nouvelles, prendre des nouvelles, en suivant un planning de communication.

Trouvez le bon équilibre pour être présent sans spammer vos candidats.

Vous pouvez varier vos supports de communication selon vos attentes : mail ou message Linkedin pour une première (re)prise de contact, texto pour un échange sur un poste précis…

Contextualisation

Personnalisez vos communications grâce à la contextualisation et montrez que vous avez une bonne raison pour reprendre contact au moment où vous le faites.

Contexte général : bonne année, bonnes vacances, bonnes fêtes…

Contexte vivier : campagne alternants, formation en ligne en marketing, une interview de l’équipe produit….

Contexte candidat : c’est très important de montrer que vous vous souvenez de votre dernier échange avec lui, et c’est pour cela qu’il faut l’avoir noté quelque part.

Vous pouvez vous créer un template de mail, une même articulation pour tous vos candidats, et vous changez les contenus d’une communication à l’autre, vous trouverez un exemple de template dans l’outil pour gérer vos viviers de candidats.

Trouver du contenu utile pour vos candidats

Pas besoin d’avoir une passion pour l’écriture, ce n’est pas à vous de créer le contenu mais votre valeur ajoutée consiste à partager le bon contenu à la bonne personne (et c’est encore mieux si c’est au bon moment !).

Comment trouver le bon contenu ?

Pour la newsletter La Revue Humaine de YAGGO, j’ai créé des alertes Google sur les mots-clés marque employeur, recrutement et expérience candidat. Google m’envoie un mail par jour avec les actualités contenant ces mots-clés et je choisis ensuite les contenus les plus pertinents à partager.

Votre communication avec vos viviers n’est pas figée

Comme nous l’avons vu plus haut, les viviers doivent être dynamiques pour regrouper à chaque instant les meilleurs Poulidor compétents, motivés et disponibles.

Vous ne trouverez probablement pas du premier coup la meilleure formule pour gérer vos Poulidor : la bonne fréquence, le bon contenu et le bon ton. Il n’y a qu’une seule chose à faire : tester, voir le résultat sur vos candidats et ajuster.

Pour continuer la comparaison avec la gestion d’une newsletter hebdomadaire, vous avez deux moyens complémentaires pour ajuster vos communication

Demandez à vos candidats

C’est le plus simple et même si c’est du déclaratif (et donc pas forcément exactement ce qu’il se passera) cela permet de valider les intérêts et besoins de vos Poulidor. Aussi, cela montre votre capacité d’écoute et votre empathie.

Mesurez les résultats

Si vous n’utilisez pas d’outil d’emailing vous pouvez vous appuyer sur deux indicateurs fiables :

Le taux de réponse pour valider l’intérêt de vos communications et des appels à actions (offres ou demande d’échange)
Le nombre de candidats embauchés pour valider l’efficacité de votre stratégie.

Créer et animer des viviers de candidats vous prendre quelques heures par mois, c’est un investissement en temps pour vos futurs recrutements, surtout si vous recrutez sur des secteurs pénuriques. Avec la tendance à la contraction des budgets, ce canal devrait prendre plus de place pour un recrutement plus durable et moins cher.