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Vos templates de réponses peuvent totalement changer votre expérience candidat

18 octobre 2022 |
90% des entreprises sur cette planète ne prennent pas la peine de modifier les templates d’emails générés par leurs ATS. Et ça, non seulement les candidats le voient, mais ils en ont plus qu’assez. Ce qui est paradoxal étant donné qu’effectuer cette simple modification, c’est envoyer votre expérience candidat directement dans une autre dimension. On vous dit tout.
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Mick Nertomb

Content Manager, YAGGO

Dans le multiverse, il existe forcément un monde où Jack Bauer ne traque pas du terroriste à longueur de journée, mais mène une vie de recruteur où il doit gérer une toute autre forme de challenge à portée internationale :

  • On l’imagine en train de sourcer, et de screener les prospects. Ce qui, à très peu de choses près, demande au moins autant de sang froid qu’un job dans la défense nationale
  • Puis aussi renommer son intitulé Linkedin en “Jack Bauer | Agent secret du #recrutement, j’aide les entreprises à #scaler la #résilience #agile en #RH 🚀🤑💥🎆” et faire des posts qui mettent mal à l’aise ses proches
  • Ou encore réaliser des webinars sur l’usage des tests d’assesment comme méthode de torture des candidats innocents

Bon, ça ferait sûrement une série (un poil) moins accrocheuse, mais la base du suspense resterait entière. Surtout quand on considère le fait que tous les process du Jack recruteurs seraient beaucoup, beaucoup plus efficients que ceux déployés par le Jacky agent du gouvernement.

jack bauer recruteur 1

« Dernière chance : je compte jusqu’à trois, et si tu ne m’envoies pas ta lettre de motivation en vidéo d’ici là, c’est fini pour toi. »

Un exemple ?

L’amélioration de l’expérience candidat par la personnalisation, via la simple modification des templates de mails génériques envoyés aux candidats.

De 24h chrono à 5 minutes chrono.

Car c’est le temps qu’il lui faudrait pour avoir un impact direct, durable et différenciant sur l’expérience de candidature qu’il propose, et par extension, la marque employeur qu’il représente. Si si.

New Person, Same Old Mistakes

Voici un exemple d’accusé de réception qui risque de sonner très familier :

“Bonjour Chloé,

Nous avons bien reçu votre candidature pour le poste de « Analyste CTU », nous l’étudions avec attention et revenons vers vous dans les plus brefs délais.

A très bientôt,”

Ça, c’est le template de réponse par défaut envoyé par Welcome to the Jungle.

Et sans trop se mouiller, on peut facilement miser toute sa retraite sur le fait que toute personne qui a déjà postulé sur cette plateforme l’a reçu… approximativement à chaque fois. Mot pour mot.

C’est un détail, qui paraît presque insignifiant à première vue.

Après tout, ce n’est qu’un email. L’important étant le fond, le message. L’information que la candidature est bien arrivée, sans considération de forme ou de style.

Sauf que le problème n’est pas la communication en elle-même, mais ces trois axes :

La mauvaise première impression

C’est la première fois que votre entreprise rentre en contact direct avec le prospect. Avant, les messages étaient publics. L’opportunité est donc inestimable d’asseoir sa culture d’entreprise… opportunité qui n’est que très rarement saisie.

La répétition

Postuler à plusieurs endroits, c’est recevoir le même email pour chaque candidature. Cela donne immédiatement un sentiment d’automatisation, et de non-considération de l’humain. Ici, c’est l’occasion de se différencier qui est manquée.

L’illustration du manque d’efforts

Les postulants sont hyper sensibles à la personnalisation, au fait de ressentir une certaine unicité, surtout lorsqu’elle est promue et promise par l’entreprise elle-même. Envoyer un message auto, c’est sous-entendre “vous ne valez même pas la peine que l’on prenne 30 secondes à changer ça”.

Donc, oui, ce simple email, issu d’un template innocent, est un indicateur clé de votre expérience candidat, et de votre culture d’entreprise. Il en dit plus sur votre entreprise que vous ne le pensez.

Tout ne se joue pas entre ces quelques lignes, bien évidemment, mais c’est un point de départ assez fondamental, un aperçu de ce qui va suivre : est-ce que le process sera
incroyable pour les candidats, ou aussi générique qu’une version discount de sablés bretons ?

Modifier ses templates d’ATS, le mode d’emploi

C’est simple, il est nécessaire d’adapter tout ce qui est adaptable.

De l’accusé de réception, aux mails d’entretiens, aux réponses négatives. Tout ce qui est automatisé.

Pour se convaincre de l’importance de la démarche, il suffit de l’approcher avec un état d’esprit différent : seriez-vous ok avec le fait de publier, en tant qu’annonce, un copié-collé d’une offre d’un de vos concurrents ? Ou reprendre à l’identique une série de posts de votre voisin sur les réseaux ? Adopter une identité graphique similaire en tous points à celle d’une autre boite ?

Non, pas vraiment.

Pourtant, quand vous envoyez ça…

“Bonjour Chloé,

Malheureusement, votre candidature n’a pas été retenue pour le poste de « Analyste CTU ».

Vu le volume élevé de candidatures que nous recevons nous ne pouvons préciser pour chacune les raisons de notre refus, néanmoins n’hésitez pas à répondre à ce mail si vous souhaitez avoir un retour de notre part. Nous essaierons de répondre le plus vite possible !

N’hésitez pas à visiter notre site carrière régulièrement, nous y publions souvent de nouvelles offres.

A très bientôt,”

… la finalité est la même.
Car vous rejoignez une liste de plusieurs centaines de sociétés qui envoient, mot pour mot ou quasiment, le même message à leurs candidats.

Et la vérité, c’est que le template non personnalisé, c’est le pendant -côté entreprise- de la candidature sans effort. Celle avec la lettre de motivation chopée sur le web, et le CV pas à jour qui n’a rien à voir avec le poste. C’est faire exactement ce que vous détestez recevoir.

Yep.

Mais ça, vous pouvez facilement le corriger.

Mettre de la valeur ajoutée dans ses templates

On va se prendre nous-mêmes comme cobayes. Voici le mail que les candidats reçoivent après avoir postulé chez YAGGO :

Hello Chloé !

Ta candidature a fait bon voyage et est bien arrivée à destination !

En attendant la réponse comprise dans notre package All Inclusive, que ce soit au café, dans le bus ou tranquillement sur ton canapé, tu peux parcourir notre blog avec des contenus pour tous les goûts : à regarder, à lire et à écouter. (Attention y aura interro surprise !)

Ou alors tu peux écouter la playlist de la boîte.

Je reviens vite vers toi pour la suite !

See ya,
Élodie de YAGGO

*NB : au même titre que nous on va dire non à certaines candidatures, tu peux tout à fait dire non au poste > tu es libre de retirer ta candidature / stopper le process à tout moment si tu le souhaites, on ne t’en voudra pas. Si tu nous en informes, et qu’éventuellement en plus tu nous dis pourquoi, alors là on sera même très reconnaissants (parce que le ghosting c’est cool pour personne, disons-le) !*

On n’a pas réinventé la roue, donc. Aucun intérêt. À la place, on a simplement prolongé l’expérience que l’on a commencé à construire sur nos offres, ou notre site.

Les maîtres mots sont cohérence, et son petit frère, équilibre. Maintenir la même expérience, la même logique, sur tous les canaux.

Canaux qui du coup doivent être appropriés. Même s’ils sont ancrés dans des conventions et des usages d’un autre âge.

Alors comment faire pour personnaliser ses templates d’accusé de réception, d’organisation d’entretien et de refus ?

Mettez de l’identité, et diversifiez
Comme vous pouvez le voir, nous, on a décidé de rendre cette période d’attente plus active, plus interactive.

La candidature est entre nos mains, mais pendant ce temps-là, le postulant peut continuer à nous découvrir, à identifier nos valeurs, notre culture (musicale ou non). On lui propose davantage, plus de contexte pour en quelque sorte maintenir cet état qui a été à la source de la candidature.

Vous, vous pouvez insister sur ce qui semble pertinent à vos yeux, et sortir du cadre traditionnel de l’argumentaire d’une annonce.

Quels contenus, éléments, pages de réseaux sociaux ou de sites web pouvez-vous proposer à vos candidats pour qu’ils continuent à s’intéresser à vous pendant cette période de sursis ?

Accompagnez et aidez
La bienveillance, c’est la plus grande valeur ajoutée.
Il y a zéro débat.

Cela tombe bien car les processus de recrutement sont naturellement une grande source de stress. Alors profitez de l’occasion pour réduire la pression plutôt que de l’augmenter. Montrez que vous êtes disponible, partagez des contenus (guides candidats, déroulement du process, FAQ…), et tendez une main rassurante vers vos postulants.

Il y a une énorme différence de perception, dès les premières communications, entre une entreprise qui utilise un accusé de réception pour couvrir ses arrières (“il y a énormément de chances qu’on ne te réponde pas”) plutôt que pour accompagner les candidats vers la réussite.

Recyclez
Vous avez réalisé une superbe vidéo pour une campagne de marque employeur ?
Vous avez un Notion répertoriant parfaitement vos process ?
Certains collaborateurs ont lancé des projets impressionnants ?
Vous avez mis en place quelque chose de novateur pour le bien de vos équipes ?

Vos candidats ne sont pas au courant de toute votre actualité. Alors partagez-leur vos fiertés. Oui, dès le début. Oui, même sans relation privilégiée.

Démarquez-vous, éloignez-vous des clichés
Quand les autres clament haut et fort -et sans une once d’embarras- qu’il est normal de ne pas répondre aux candidatures refusées, montrez votre humanité en démontrant l’inverse.

Un bon moyen ? Jouez avec, ou appropriez-vous les phrases creuses et déshumanisées qui sont pourtant si populaires.

Pour cela, on vous propose une partie de Bingo à l’envers !
Le but : ne plus avoir aucune expression bateau dans vos templates, et donc ne cocher aucune case.

bingo des templates de mail

Identité, culture, amour, gloire et beauté

Comme toujours, on ne peut que vous conseiller d’éviter de vous jeter sur des templates tout faits qui, par définition, sont forcément génériques (car ils doivent pouvoir être utilisés par une grande variété d’entreprises).

Prenez l’exercice à l’envers, plutôt.

Et ajoutez des touches qui vous ressemblent, sont inspirées par vous, et font briller votre culture.

Vous n’avez pas à être cool, à faire jeunz, à faire pro, à calculer le poids de chaque terme, à vous prendre la tête ou à déléguer tout cela au marketing, vous avez juste à être vous-même.

Sérieux si vous êtes une boite sérieuse.
Décalé si votre ambiance de travail l’est.
Rigoureux si vos valeurs défendent la précision.
Feu-follet si vous versez dans l’anarchie.

Ainsi, si vous vous présentez comme une entreprise qui casse les codes, par pitié, prouvez-le. Et ne balancez pas des “sans réponse de notre part sous 4 semaines” ou des “malgré les qualités de votre profil” à vos candidats. Par pitié, encore une fois.

Car la marque employeur, c’est un peu comme Les Feux de l’Amour ou {insérez ici votre télénovela favorite} : cela n’a pas de fin, et personne ne sait vraiment s’il y a eu un début en fait. Elle ne s’arrête pas par magie une fois la candidature partie, une fois l’annonce publiée.

chagrin, jalousie & recrutement

« Steven, la nuit dernière j’ai fait un horrible cauchemar : tu me forçais à devoir renseigner à la main toutes mes expériences pour postuler à une offre chez COGIP. »

Chaque élément de langage est une opportunité de renforcer son identité, ou au contraire, de l’atténuer.
Passer à côté, c’est donc du gâchis.
Pur et simple.

Un gâchis qui vous cause du tort, en plus, alors qu’il pourrait faire l’inverse.

Vos candidats vont adorer. Votre marque employeur aussi.

5 minutes.

Mais vraiment.
5 minutes, soit 300 secondes. Pour vos candidats, pour votre attractivité, pour vos valeurs d’unicité, pour la singularité de votre marque employeur. C’est tout ce que vous avez à investir.

Voici même une playlist de sons d’une durée approximative de 5 minutes.

Il suffit juste d’en choisir un et de se mettre au boulot. Et ça permet même de bouger son booty en boostant son expérience candidat.

Car on vous le promet : vos postulants vont adorer.
Ils vont aimer :

  • Voir quelque chose de différent.
  • Sortir de cette fatigue mentale créée par des process déshumanisés et formatés.
  • Se rendre compte qu’il existe finalement des entreprises aux valeurs qui ne sont pas que des paroles en l’air.
  • Vous découvrir vous, et ce que vous souhaitez leur partager. Que ce soit votre sens du sérieux ou vos facéties.

Et le plus drôle, c’est que la personnalisation est contagieuse. Car les résultats sont immédiats.

Du simple accusé de réception à la refonte de tous les emails. De la communication candidat vers l’optimisation des process eux-mêmes, et, inch allah, jusqu’à la fidélisation et l’adoption des réponses personnalisées pour tous. Une fois les bénéfices d’une bonne expérience candidat observés, il est quasiment impossible de revenir en arrière (et la culpabilisation de ne pas s’y être mis plus tôt est assez insoutenable, aussi).

On pourrait presque parler d’effet papillon du recrutement.

Comment la simple modification d’un mail automatique provoque la mutation d’un système entier vers plus d’équilibre et de considération.

Et la seule question qu’il reste à poser est : est-ce que vous allez prendre ces 5 minutes pour lancer votre révolution de l’expérience candidat ?

Vos templates de réponses peuvent totalement changer votre expérience candidat
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