Quand passer par l’externalisation en recrutement ?
Je ne prends pas de risque en l’affirmant : les équipes de recrutement n’ont pas le temps. Attirer, convertir, fidéliser, ça ne se fait pas en un claquement de doigts. Et les compétences à développer pour y arriver sont nombreuses : sourcing, analyse de données, marketing RH, SEO, marque employeur, expérience candidat, diversité et inclusion…
Plus que des projets, en recrutement, les actions sont des postures, des choix stratégiques, qui entraînent (ou non) le développement de compétences et la spécialisation (par secteur, par fonction…).
Et au milieu de tout ça coulent les objectifs de recrutement : “il faut recruter 100 personnes en 6 mois”, pragmatiques et indispensables pour maintenir la croissance de votre entreprise. Ou simplement faire face aux départs (mais ça, c’est une autre histoire).
Quand on échange avec vous et qu’on vous trouve noyés sous votre to-do list, avec l’équipe de YAGGO, on a envie de faire quelque chose.
Et là, comme en avion, où il faut d’abord mettre le masque à oxygène sur vous pour pouvoir aider et accompagner vos candidats.
Est-ce que je suis obligé de passer par l'externalisation en recrutement ?
Non car vous n’avez pas toujours le budget, mais vous êtes obligés de prioriser.
Commençons d’abord par une rapide définition de l’externalisation pour être sûrs qu’on parle bien de la même chose :
Je voudrais néanmoins préciser deux choses :
- l’activité est peut-être moins productrice de revenus mais est nécessaire.
- l’activité peut être réalisée plus vite et mieux que vous par quelqu’un d’autre.
L’importance de l’ADN de l’entreprise
Comme il existe l’aversion au risque, il y a une aversion à l’externalisation, guidée par la peur de perdre le pouvoir, le contrôle, la donnée, l’expertise.
Cette aversion à l’externalisation varie selon les entreprises, sa culture, le secteur, la position sur le secteur…
Certaines veulent rester un maximum “propriétaires” et vont avoir tendance à créer en interne, quitte à y passer du temps, en internalisant et/ou en recrutant.
Je les appelle les proprios.
D’autres entreprises veulent les meilleurs résultats rapidement et externalisent pour surfer sur la courbe d’expérience d’entreprises déjà expertes.
Je les appelle les surfeuses.
Deux salles, deux ambiances.
Prioriser = externaliser
On l’a dit, les agendas sont remplis, et pour préparer la prochaine saison, il faut prioriser. Prioriser c’est classer par ordre d’importance, et souvent d’urgence, donc donner une dimension de temps.
Et selon le degré d’urgence, on va choisir ce qui sera fait en interne, ce qui sera fait en externe, ce qui sera automatisé (on y reviendra), et ce qui sera reporté à plus tard.
Il faut pouvoir envoyer des questionnaires aux candidats, auxquels ils auront envie de répondre, sur lesquels on peut avoir la main et à partir desquels on peut facilement récupérer les données.
Le questionnaire est la base du service et il existe des outils qui permettent de créer un questionnaire sur mesure et de récupérer les réponses en format csv. Donc on externalise. On veut aussi proposer un dashboard, une plateforme pour afficher et filtrer les réponses, les questionnaires actifs... C’est utile mais pas indispensable car dans un premier temps, un fichier et une présentation powerpoint feront l’affaire et nous permettront de montrer les résultats et la valeur ajoutée du service aux clients.
Nous nous pencherons sur la question plus tard.
Internalisation ou externalisation : comment choisir ?
On a parlé de priorisation, donc je vous propose une méthode simple avec 3 questions pour organiser vos actions et faire le bon choix.
Listez toutes les actions que vous devez mettre en place et ajoutez 3 colonnes que vous allez remplir avec ce qui va suivre.
Attention, on passe en 3 dimensions :
Est-ce que les résultats de l’action sont importants pour les candidats ?
Le recrutement doit être centré sur le candidat et ses attentes pour être efficace et durable.
Au diable les objectifs de quantités de candidats, on n’est pas au marché, ici on parle uniquement de qualité.
L’équation est simple : si c’est important pour votre candidat, c’est important pour vous.
- Est-ce que l’action lui donne les informations dont il a besoin ?
- Est-ce que l’action lui apporte le respect et la considération qu’il attend ?
- Est-ce que l’action l’aide à se projeter dans l’entreprise et dans le temps ?
Quel est le besoin en temps pour réaliser l’action de recrutement ?
On l’a dit, vous n’avez pas le temps. Et le temps c’est de l’argent.
Pour évaluer le coût du temps de votre action, additionnez :
combien ça coûte de le faire vous-même : temps nécessaire x salaires des personnes concernées.
+
le coût d’opportunité : la perte de revenus pendant la durée de développement (- le coût de l’externalisation immédiate).
Pour YAGGO par exemple, on a créé un calculateur pour évaluer le temps et l’argent que ça vous prend/prendrait pour répondre personnellement à chaque candidature.
On a aussi créé un calculateur de perte de chiffre d’affaires quand on ne répond pas à tous ses candidats.
Quel est le besoin en expertise pour réaliser l’action de recrutement ?
Est-ce qu’il faut une expertise particulière pour réaliser cette action ?
Selon votre réponse vous pourrez estimer :
- Le coût de la formation (et le temps, tout est lié je vous dis !)
et/ou
- Le coût de recrutement (et le temps, parce que vous savez)
La matrice de l’externalisation par YAGGO
Et l'automatisation dans le recrutement ?
Avec l’IA et le développement des outils SAAS, l’automatisation est une alternative à l’externalisation pour garder la main sans devoir se former longtemps ou recruter.
Mais est-ce vraiment le meilleur des deux mondes : peu de temps à passer et des actions réalisées ?
C’est possible, même pour une action très importante pour le candidat en valeur perçue, si ses résultats ne dépendent pas, partiellement ou entièrement, d’une relation avec un humain. Autrement dit : le besoin d’adaptation et de personnalisation est faible ou inexistant.
L’automatisation ne donnera jamais un résultat plus sympa, contextualisé et personnalisé qu’avec un humain.
Ou alors il y a un problème.
Un exemple qu’on connaît bien chez YAGGO : la réponse aux candidats.
- L’absence de réponse est la première raison d’une mauvaise expérience de recrutement, suivie par la réception d’une réponse automatique et impersonnelle (Source : IFOPxYAGGO 2022).
- Potentialpark en parle aussi dans son étude de 2023 réalisée auprès de 32 000 candidats : 77% veulent une réponse personnalisée (vs 15% pour un mail automatisé).
Si on ajoute l’automatisation dans la matrice d’externalisation, voici ce que ça donne :
Vous l’avez remarqué, ces 3 dimensions sont indirectement liées… à vous.
La priorisation et les choix se font via le prisme du candidat. C’est comme ça que vous mettrez en place un processus de recrutement vraiment centré sur les candidats, et donc efficace, valorisant et valorisable pour vous.
Une dernière chose : quand on a peu de budget, on a tendance à internaliser et vouloir tout faire soi-même, mais ça peut finalement coûter plus cher à l’entreprise que d’externaliser. Plus vous arrivez à chiffrer les options dans le temps, plus la décision sera éclairée.
Et si vous avez commencé par internaliser avant d’externaliser (ou l’inverse), c’est OK de changer d’avis !
“Pas assez cher, mon fils”.
Ce n’est PAS ce que disent les équipes de recrutement en ce moment.
Le coût d’un recrutement a explosé, et ce n’est pas à cause
On ne le répète jamais assez : ce n’est pas la taille qui compte. Le nombre de candidatures est-il le meilleur indicateur d’un bon recrutement ?
Encore aujourd’hui, le salaire est un tabou. Pire, dans le recrutement, c’est un sujet où les intérêts des uns sont en conflit avec ceux des autres.
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